¿El papel o el Excel todavía sirven? Qué considera evidencia la STPS (y qué no)
El problema no es si usas papel o Excel, sino si puedes localizar, explicar y sostener tu registro de jornada cuando alguien necesita verificarlo.
Estrategia y negocio · 15 de septiembre de 2026 · 9 min de lectura
Tu empresa sí lleva un registro de asistencia.
¿Sabes dónde está?
No “más o menos”. No “RH se encarga”. No “creo que está en un Excel”.
¿Podrías abrir hoy el registro de un colaborador, identificar a qué día corresponde, saber si alguien lo modificó y explicar qué ocurrió si una entrada fue corregida?
Para muchos dueños de PyME, ahí aparece una incomodidad que no tiene tanto que ver con la tecnología.
El registro existe. Alguien lo administra. Pero quien finalmente responde por la empresa no sabe exactamente dónde vive ni qué tan confiable es.
Y eso empieza a importar más.
La reforma a la Ley Federal del Trabajo publicada en el Diario Oficial de la Federación el 1 de mayo de 2026 incorporó en el artículo 132, fracción XXXIV, la obligación de registrar de manera electrónica la jornada laboral de cada persona trabajadora, incluyendo la hora de inicio y finalización, y de proporcionar ese registro a la autoridad cuando sea requerido. La misma disposición señala que el contenido del registro electrónico hará prueba plena cuando se acredite que fue acordado entre la persona trabajadora y la empleadora.
El mismo decreto ordena a la Secretaría del Trabajo y Previsión Social emitir disposiciones generales para precisar el ámbito de aplicación y sus excepciones; su artículo transitorio quinto establece que esas disposiciones entrarán en vigor a partir del 1 de enero de 2027.
Así que la conversación correcta no es:
“¿Excel está prohibido?”
Es otra:
“¿Lo que hoy llamamos registro realmente puede localizarse, explicarse y sostenerse cuando alguien necesita verificarlo?”
Un dato guardado no necesariamente es una buena evidencia
Imagina que RH te muestra esto:
José — lunes — 8:03 a 17:05.
Es un dato.
Ahora empiezan las preguntas.
¿Quién registró la entrada? ¿La capturó José o alguien de RH? ¿Se registró a las 8:03 o se escribió dos días después? ¿Siempre dijo 8:03? ¿Alguien cambió el horario? ¿Por qué? ¿Existe el registro anterior? ¿Cómo se resolvió una corrección?
Esas preguntas cambian por completo la calidad del registro.
Para efectos operativos, una empresa debería buscar al menos cuatro características:
- origen identificable: poder relacionar el registro con una persona y una acción concreta;
- momento identificable: saber cuándo ocurrió o fue capturado;
- cambios trazables: distinguir el dato original de una corrección posterior;
- conservación: evitar que una modificación borre silenciosamente lo que existía antes.
Esto no significa que la LFT ya haya publicado una lista técnica diciendo que todo sistema debe tener exactamente esos cuatro campos. Las disposiciones generales de la STPS son las que deberán precisar el alcance operativo de la nueva obligación.
Significa algo más simple: si no puedes reconstruir qué pasó, tu capacidad para explicar el registro disminuye, independientemente del software utilizado.
¿Entonces el papel ya no sirve?
El papel puede seguir resolviendo necesidades reales.
Una lista de asistencia firmada puede dejar constancia física de que determinada persona anotó una entrada. Un formato puede incluir firmas, incidencias, autorizaciones o aclaraciones. Para ciertos procesos internos puede seguir siendo útil.
Su problema aparece cuando intentamos convertirlo en el mecanismo principal para una obligación que la nueva fracción XXXIV del artículo 132 define expresamente como registro electrónico.
Además, en operación diaria aparecen otras limitaciones.
Una hoja puede perderse. Puede sustituirse. Una corrección con pluma puede ser perfectamente visible… o convertirse en una maraña de tachaduras. Consultar seis meses de registros para 40 personas requiere cajas, carpetas y paciencia.
El papel no es inútil.
Simplemente ofrece menos capacidades cuando necesitas consultar, consolidar y reconstruir información de forma recurrente.
Excel sí sirve. La pregunta es para qué
| Concepto | Excel / Sheets por sí solo no garantiza |
|---|---|
| Calcular horas trabajadas | Que el horario haya sido registrado realmente por el colaborador |
| Filtrar y ordenar información | Que puedas acreditar fácilmente quién originó cada dato |
| Generar reportes | Que una modificación conserve siempre el dato anterior |
| Consolidar incidencias | Que una corrección tenga motivo y aprobación asociados |
| Compartir información | Que nadie con permisos haya alterado silenciosamente un registro |
| Automatizar fórmulas | Que exista acuerdo acreditable entre trabajador y empleador sobre el contenido |
“RH lo lleva” no responde dónde está tu registro
En una empresa pequeña es completamente razonable delegar.
El dueño no necesita administrar personalmente la asistencia de 20, 30 o 50 personas.
Delegar el proceso no es el problema.
Perder visibilidad sobre él sí puede serlo.
Porque ante una revisión, una diferencia de horas o una duda interna, la conversación puede terminar así:
—¿Dónde está el registro original?
—Lo tiene RH.
—¿Dónde?
—Creo que en Drive.
—¿Cuál archivo?
—Déjame preguntarle.
Ese momento revela que la empresa no tiene realmente un sistema bajo control.
Tiene una persona que sabe cómo funciona.
Y no es lo mismo.
Tres preguntas para hacer esta semana
No necesitas comprar software mañana. Primero intenta encontrar tu propio registro. Pregunta a la persona que actualmente administra asistencia:
Paso 1
¿Cuál es el registro maestro?
No preguntes solamente dónde “anotan las asistencias”. Pide que te enseñen cuál es la fuente que la empresa considera definitiva. ¿Es un cuaderno? ¿Un Excel? ¿Google Sheets? ¿Un reloj checador? ¿Una plataforma? ¿Se combinan varios? El objetivo es poder señalar una fuente concreta y decir: “De aquí sale nuestro registro.”
Paso 2
¿Qué ocurre cuando alguien pide una corrección?
Busca un caso real. Una persona olvidó registrar salida. Otra llegó, pero el sistema falló. Alguien capturó 8:40 cuando debía decir 8:04. ¿Qué ocurrió después? ¿RH simplemente reemplazó el dato? ¿Quedó registrado qué había antes? ¿Quién solicitó el cambio? ¿Quién lo autorizó? ¿Por qué se hizo? Las excepciones son una buena forma de descubrir si realmente existe trazabilidad.
Paso 3
¿Qué podríamos mostrar si mañana alguien cuestiona una jornada?
Elige un colaborador y un día cualquiera. Pide reconstruirlo. Entrada. Salida. Correcciones. Incidencias. Autorizaciones. Si obtener esa historia requiere preguntarle a tres personas, buscar conversaciones de WhatsApp y comparar dos hojas distintas, ya encontraste el problema que necesitas resolver. No hace falta esperar una inspección para descubrirlo.
Lo que realmente dice la reforma
Aquí conviene ser precisos.
La reforma no ordena contratar una marca determinada, ni establece que una empresa tenga que comprar un reloj biométrico específico.
Sí incorpora una obligación concreta: registrar electrónicamente la jornada laboral, incluyendo inicio y finalización, y poder proporcionar ese registro a la autoridad cuando sea requerido. Además, establece una condición relevante para su fuerza probatoria: el contenido hará prueba plena cuando pueda acreditarse que fue acordado entre la persona trabajadora y la empleadora.
El mismo decreto establece sanciones de 250 a 5,000 UMA para la persona empleadora obligada que incumpla con lo dispuesto en esa fracción.
Por eso sería prematuro afirmar que la autoridad ya exige una arquitectura tecnológica específica, determinados campos de auditoría o una aplicación concreta.
La ley fija el registro electrónico.
Las disposiciones generales de la STPS deberán precisar su implementación.
Para una PyME, mientras tanto, hay una decisión mucho más práctica que puede tomarse desde ahora:
dejar de depender de registros que nadie puede explicar sin buscar a “la persona que sabe”.
El objetivo no debería ser cambiar Excel por cambiar Excel
Si hoy tienes una hoja ordenada, responsables claros, respaldos, controles y un proceso consistente, no necesitas despreciarla para reconocer que probablemente habrá cosas que debas evolucionar.
Y si tu operación todavía depende de papel, tampoco necesitas digitalizar 20 procesos mañana.
Empieza por visibilidad.
¿Dónde vive el registro?
¿Quién puede modificarlo?
¿Cómo se corrige?
¿Qué queda después de una corrección?
¿Quién puede consultarlo?
¿Puedes reconstruir una jornada sin depender de la memoria de alguien?
Ahí empieza un sistema confiable.
Cuando la trazabilidad deja de depender de una persona
Una herramienta especializada empieza a tener sentido cuando mantener esas respuestas manualmente cuesta más que sistematizarlas.
Ese es precisamente el problema que busca resolver Checador Simple: que una PyME pueda consultar su registro de jornada desde un lugar definido, conservar evidencia de correcciones y saber qué ocurrió sin convertir el control de asistencia en otro proyecto gigantesco de RH.
La idea es sencilla: que el colaborador pueda registrar su jornada mediante canales cotidianos —por ejemplo web o Slack— mientras la empresa conserva una vista centralizada y trazable. Microsoft Teams forma parte de la evolución prevista de la integración, no de una función que debamos presentar como disponible antes de estarlo.
Porque digitalizar el registro no debería significar agregar otra caja negra.
Debería significar exactamente lo contrario:
que quien responde por la empresa pueda ver, entender y explicar qué ocurrió.
El papel puede documentar.
Excel puede calcular.
Un sistema puede automatizar.
Pero ninguna herramienta sustituye una pregunta básica:
¿Sabes dónde está tu registro y puedes demostrar cómo llegó a ser lo que hoy estás viendo?
Si la respuesta todavía es “RH sabe”, probablemente ya encontraste dónde empezar.